Bugün sizlere artık iş dünyasında çok fazla duyduğumuz Operasyonel verimlilik kavramını anlatmaya çalışacağım. Bir çok yerde bu ifadeyi kullanıyoruz ancak acaba gerçek anlamıyla uygulayabiliyor muyuz diye inceleyeceğiz.
Operasyonel verimlilik en basit anlatımıyla, daha az girdi ile daha çok çıktı sağlayabilme çabasına verilen isimdir. Farklı bir deyişle, daha az maliyetle daha çok üretim yapmak anlamına gelir. Ancak operasyonel verimlilik sadece üretim birimleri ile ya da operasyonel iş birimleri ile sınırlı değildir. Tüm iş birimleri çalışanlarının, tüm yöneticilerin bu konu hakkında bilgi sahibi olması, hem iş hem de sosyal hayatlarında uygulamasının mutlaka faydaları olacaktır.
“Daha az girdi ile daha çok çıktı sağlayabilme çabası”
Bu anlatımın detaylarına indiğimizde, “girdi” ve “çıktı” kelimelerinin anlamına bakmak gerekir. Girdi, bir amaca yönelik operasyon faaliyetini sürdürmek için kullandığınız kaynakların tümü olarak adlandırılabilir. Yani işyerinde insan, zaman, para, donanım, hammadde vb… sayabiliriz. Çıktı ise bu faaliyeti gerçekleştirerek ulaşmak istediğimiz herşey. Yani ürün, fikir, proje, para vb..
Örnek vermek gerekirse; bir işyerinde 2 adam bir saatte 2 ekmek üretebiliyor diyelim. Burada 2 insan ve 1 saat zaman bizim kaynağımız, ekmek ise çıktımızdır. Siz de operasyonel verimliliği arttırmak için bir çaba içerisine girdiniz. Eğer aşağıdaki sonuçları elde edebilirseniz operasyonel verimliliği arttırdığınızı söyleyebiliriz.
- 2 adam bir saatte 3 ekmek üretebiliyorsa (kaynak aynı, daha fazla çıktı)
- 1 adam bir saatte 2 ekmek üretebiliyorsa (daha düşük kaynak, aynı çıktı)
- 2 adam yarım saatte 2 ekmek üretebiliyorsa (daha düşük kaynak, aynı çıktı)
- 1 adam yarım saatte 4 ekmek üretebiliyorsa (daha düşük kaynak, daha fazla çıktı)
Peki Operasyonel verimlilik nasıl arttırılır?
Operasyonel verimlilik iki farklı şekilde arttırılabilir. Teknolojik gelişmeler ya da süreçsel iyileştirmeler ile. Bunu aşağıdaki iki örnekle açıklamaya çalışayım.
Diyelim ki bir çalışanınız var ve bilgisayar üzerindeki bir yazılımı kullanarak şirket sistemlerinize bir veri girişi yapıyor. Her bir giriş yaptığında “tamam” butonuna basıyor ve yaklaşık 1 dk boyunca sistem kendisini bekletiyor, sonrasında veri sisteme kaydoluyor. Eğer bu çalışanın kullandığı yazılımda bir geliştirme yaptırırsanız, ve o geliştirme sayesinde 1 dk’lık bekleme süresini 15 sn’ye düşürürseniz, bu faaliyetten dolayı ortaya çıkan çıktının (veri girişi) miktarını arttırmış olursunuz. Buradaki operasyonel verimlilik teknolojik bir gelişme ile arttırılmış olur.
Bu çalışan arkadaşın girmesi gereken veriler kendisine çalıştığı binanın giriş katına fiziksel dosyalar ile getirildiğini düşünelim. Kendisi ise 5. katta çalışıyor olsun. Her bir saat başında çalışanınız 5 kat aşağıya inip, sisteme kaydetmesi gereken veriye ilişkin bilgiyi alıyor, yerine geri çıkıyor, elindeki işleri bitirince yeniden aşağıya inerek yeni verileri alıyor diyelim. Ve her bir iniş çıkışında 15 dk kaybediyor olsun. Gün boyunca ortalama 8 defa indiğini varsayarsak, her gün yaklaşık 2 saatini inip çıkma ile harcıyor demektir. Eğer bu çalışanınızın bilgisayarını 5. kat yerine, giriş katına taşırsanız, artık inme çıkma derdinden kurtulur, bu boşa harcadığı 2 saatlik zamanda da daha çok veri girişi yapabilir hale gelir. İşte bu da süreçsel iyileştirme ile verimlilik artışı demektir.
Operasyonel Verimlilik’ten nasıl faydalanabiliriz?
Operasyonel verimlilik maliyet azaltıcı ve üretimi arttırıcı bir çaba olmakla birlikte, sadece operasyonel işleyiş olan departmanlarda kullanılmamaktadır. Örneğin, 10 farklı kişinin yer aldığı bir toplantı plansız programsız yapıldığında çözüme ulaşmak 2 saat sürüyorsa, bu toplantı öncesinde bir toplantı gündemi hazırlayarak ve kişilere sırayla gündem üzerine konuşma fırsatı verdiğinizde bu süreyi 1 saate düşürebiliyorsanız bu bir operasyonel verimlilik artışıdır. Benzer şekilde, bir satış görüşmesine müşteri ziyaretine giderken, yaşadığınız şehrin bir ucunda farklı bir müşteriyi, diğer ucunda farklı bir müşteriyi aynı gün görmeye çalışmaktansa, yolda zaman kaybetmemek adına aynı bölgedeki müşterilerden aynı günlere randevu alabiliyorsanız ve bu sayede 2 müşteri yerine 3-4 müşteri ziyareti yapabiliyorsanız bu bir operasyonel verimliliktir. Bir bireysel emeklilik / sigorta satıcısı her gün 4 kişiyle görüşüyor, ve bunların sadece birisine satış yapabilirken, bu satışçı arkadaşın eline satış anlatımını kolaylaştıran bir simulasyon aracı verdiğinizde, görüşmelerinde bunu kullanarak artık 2 kişiye satış yapabilir hale geldiyse bu bir operasyonel verimliliktir.
Hatta operasyonel verimlilik kavramını sadece iş hayatı ile sınırlamak da yanlış olacaktır. Aslında farkında olmadan operasyonel verimliliği arttırıcı akiyonları kendi özel hayatımızda bir çoğumuz alıyoruz. Evde yemek yaparken, çorbanın kaynamasını bekleyip, daha sonra diğer yemeği yapmaya başlamak yerin, o bir taraftan kaynarken diğer yemeğin malzemelerini hazırlamak bir operasyonel verimliliktir. Evden çıkıp market alışverişi yaptıktan sonra, eve gelip kuru temizlemeciye kıyafeti götürmek için bir daha çıkmak yerine, markete giderken kıyafetleri yanına alıp, eve iki defa gir çık yapmadan işlerini bir seferde halletmek operasyonel verimliliktir.
Hayatımızın her anında, operasyonel verimliliği uygulamaya çalışarak daha sağlıklı sonuçlar elde edebiliriz. Ekonomik tasarruflar yapabilir ve üretken olarak dikkat çekebiliriz. Hem iş arkadaşlarımızın yanında, hem diğer iş birimlerine ya da rakiplerimize karşı fark yaratabileceğimiz çok özel bir alan operasyonel verimlilik. En basit ifadelerle anlatmaya çalıştım,
Sevgiyle kalın.